La gestión de las autorizaciones de compartición de un recurso es esencial para garantizar la seguridad y la confidencialidad de sus datos. Ya se trate de una campaña, una lista, una plantilla, un formulario u otro, es importante controlar quién puede acceder a él y las acciones que puede realizar. En esta sección del centro de ayuda, le explicaremos en detalle cómo gestionar las autorizaciones de compartición para cada tipo de recurso en las aplicaciones de Sarbacane Suite. Antes de entrar en los detalles, es crucial comprender cómo acceder a las opciones de compartición de un recurso. Es ahí donde todo comienza.
Lo primero que hay que saber es que la gestión de la compartición de un recurso se realiza para cada recurso. No existen parámetros de compartición que se apliquen a todos los recursos.
A continuación, por aplicación, los recursos de los que puede gestionar la compartición:
Sarbacane Campaigns: las campañas de correo electrónico, las campañas SMS y las campañas automáticas
Sarbacane Contacts: las listas de contactos estándar, las listas sincronizadas, las listas de baja y la lista NPAI
Sarbacane Forms: los formularios
Sarbacane Pages: las páginas de destino
Esta gestión de la compartición se efectúa desde la opción “Gestionar la compartición” accesible mediante el menú contextual del recurso en cuestión.
A continuación, se abre una ventana para que pueda configurar quién puede acceder a este recurso.
Dependiendo de si su función es Usuario, Administrador o Propietario, y en función de los permisos que le hayan sido asignados, tendrá la posibilidad de configurar (o no) el uso compartido de un recurso, sea o no su creador.
De forma predeterminada, un usuario tiene acceso a todos los recursos (campañas, listas, plantillas, formularios, etc.) del grupo al que pertenece.
Cuando un usuario crea un nuevo recurso, lo comparte con todos los usuarios del grupo al que pertenece. No puede restringir el acceso a su recurso a otro usuario de su mismo grupo. No puede modificar la sección Quién tiene acceso a este [recurso]? ya que no la ve.
No obstante, un usuario puede compartir su campaña con otro grupo distinto del suyo si (y solo si) el derecho a compartir con otros grupos le ha sido otorgado por el propietario o por un administrador de la cuenta. Este derecho puede asignársele mediante la configuración de sus permisos accesible desde su ficha de usuario.
Los administradores (así como el propietario de la cuenta) tienen acceso a todos los elementos creados por todos los usuarios, independientemente del grupo al que pertenezcan.
Cuando el administrador (o el propietario de la cuenta) crea un recurso, este se comparte de forma predeterminada con todos los grupos y todos los usuarios. Un administrador o el propietario tiene la posibilidad de desmarcar el uso compartido con uno o varios usuarios, o con uno o varios grupos de usuarios.
Esta gestión del uso compartido se realiza desde la opción “Gestionar el uso compartido” accesible mediante el menú contextual del recurso en cuestión.
Existe una diferencia importante entre compartir un recurso con un grupo y compartir un recurso con varios usuarios de un grupo.
Cuando un administrador decide compartir su recurso con un grupo de usuarios (casilla del grupo marcada), no solo el conjunto de los usuarios actuales del grupo tendrá acceso a dicho recurso, sino también los futuros usuarios que se incorporen a ese grupo.
Por ejemplo, el administrador decide compartir su campaña con el grupo Grupo A. Todos los usuarios de este grupo tendrán por lo tanto acceso a esta campaña, al igual que los futuros usuarios que se añadan al grupo Grupo A. No es posible desmarcar uno o varios usuarios del grupo, ya que es el grupo completo el que está seleccionado.
Un administrador puede decidir no compartir un recurso con un grupo (casilla del grupo desmarcada), sino únicamente con una selección de usuarios de este grupo. En este caso concreto, solo los usuarios seleccionados en el/los grupo(s) de su elección tendrán acceso al recurso. Los posibles nuevos miembros de un grupo no tendrán acceso al recurso, puesto que el grupo estará desmarcado en favor de una selección de usuarios de dicho grupo.
Por ejemplo, si el grupo A está formado por los usuarios 1, 2 y 3 y solo el usuario 1 está marcado, únicamente este último tendrá acceso al recurso. Si nuevos usuarios se incorporan al grupo “Grupo A”, estos no tendrán acceso al recurso. No obstante, el administrador podrá concederles acceso volviendo a la opción “Gestionar el uso compartido”, accesible a través del menú contextual del recurso, y seleccionándolos manualmente.
En resumen, compartir un recurso con un grupo ofrece mayor flexibilidad, ya que todos los usuarios del grupo (actuales y futuros) tienen acceso a dicho recurso. El uso compartido de un recurso con una selección de usuarios ofrece, por su parte, un mejor control sobre los accesos a este recurso.
Corresponde al administrador decidir qué método de uso compartido se adapta mejor a sus necesidades, pudiendo este diferir para cada uno de los recursos de su cuenta.
