Un administrateur ou le propriétaire du compte peut inviter un nouvel utilisateur en trois étapes (groupe, profil, licences). Un utilisateur invité peut ensuite rejoindre le compte partagé sans créer de nouveau compte personnel, et chaque ressource dispose de ses propres autorisations de partage, par groupe ou par utilisateurs sélectionnés.
Pour inviter ou gérer des utilisateurs, vous devez être administrateur ou propriétaire du compte. Pour rejoindre un compte partagé, vous devez avoir reçu une invitation par email.
Seuls les administrateurs et le propriétaire du compte peuvent ajouter et gérer des utilisateurs, depuis Gestion des utilisateurs.
Dans Gestion des utilisateurs, cliquez sur Inviter.
Sur l'étape Groupe, attribuez l'utilisateur à un groupe existant, puis passez à l'étape suivante.
Sur l'étape Profil, renseignez son nom, prénom, adresse email, et choisissez son rôle (administrateur ou utilisateur standard).
Sur l'étape Licences, attribuez les licences produits nécessaires pour accéder aux applications de la Sarbacane Suite.
Cliquez sur Envoyer l'invitation.
L'utilisateur invité reçoit un email de validation. Il doit cliquer pour accepter l'invitation, puis créer son mot de passe lors de sa première connexion.
Une invitation restée en attente peut être renvoyée ou supprimée par le propriétaire du compte. Après l'ajout, un administrateur peut à tout moment modifier le rôle d'un utilisateur, ajuster ses licences ou le supprimer.
Pour valider une invitation de partage et accéder à un autre compte Sarbacane, sans créer de nouveau compte personnel :
Dans l'email reçu, cliquez sur J'accepte l'invitation.
Sur le formulaire affiché, définissez votre mot de passe, puis validez.
Une fois l'invitation validée, deux cas se présentent pour vous connecter : si vous n'avez accès qu'à un seul compte partagé, la connexion s'effectue automatiquement sur ce compte ; si vous avez accès à plusieurs comptes, une liste déroulante s'affiche au moment de la connexion pour choisir le compte souhaité.
Une fois connecté à votre propre compte, vous pouvez également basculer vers un compte partagé à tout moment :
Cliquez sur le nom de votre compte, en haut à droite de l'écran.
Dans la liste qui s'affiche, sélectionnez le compte partagé souhaité parmi ceux dont l'invitation a été validée.
Important : le propriétaire et les administrateurs du compte partagé conservent la possibilité de modifier vos droits ou de vous retirer l'accès à tout moment.
Chaque ressource (campagne email, SMS ou automatique, liste de contacts, formulaire, landing page) dispose de ses propres autorisations de partage.
Ouvrez le menu contextuel de la ressource concernée.
Sélectionnez Gérer le partage.
Choisissez le mode de partage : par groupe ou par utilisateurs sélectionnés.
Cochez les groupes ou les utilisateurs qui doivent avoir accès à la ressource.
Enregistrez vos modifications.
Ce que chaque rôle peut faire avec ce réglage diffère : un utilisateur standard a accès à l'ensemble des ressources de son groupe, et ses créations sont partagées par défaut avec tout son groupe (le partage avec un autre groupe nécessite une autorisation explicite) ; un administrateur ou le propriétaire a accès complet à toutes les ressources, avec la possibilité de restreindre l'accès en décochant des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
Les deux modes de partage ont un effet différent sur la durée : le partage par groupe inclut automatiquement tous les membres actuels et futurs du groupe (plus flexible pour suivre l'évolution d'une équipe), tandis que le partage par utilisateurs sélectionnés ne concerne que les personnes cochées, sans effet pour les nouveaux membres du groupe (plus précis pour limiter l'accès à quelques personnes).
Bonne pratique : une ressource nouvellement créée est partagée par défaut avec l'ensemble des groupes du compte. Pensez à ajuster ce paramètre dès sa création si vous souhaitez en restreindre l'accès.
Vous avez ajouté un nouvel utilisateur à votre compte, ou rejoint un compte partagé, et défini qui a accès à vos ressources selon vos besoins de collaboration.
L'utilisateur invité ne reçoit pas l'email de validation : renvoyez l'invitation depuis Gestion des utilisateurs, cette action est réservée au propriétaire du compte.
Je ne vois pas de liste de comptes au moment de la connexion : vous n'avez accès qu'à un seul compte, la connexion s'effectue donc automatiquement dessus.
Je ne retrouve plus l'accès à un compte partagé : le propriétaire ou un administrateur de ce compte a pu modifier vos droits ou révoquer votre accès.
Les nouveaux membres d'un groupe n'ont pas accès à une ressource : vérifiez si le partage a été fait par utilisateurs sélectionnés plutôt que par groupe. Seul le partage par groupe inclut automatiquement les nouveaux membres.
