Suite aux dernières recommandations de la CNIL concernant l’utilisation des pixels de suivi dans les emails, nous souhaitons vous accompagner dans la mise en conformité de vos campagnes d’emailing et vous expliquer les bonnes pratiques à mettre en place.
Ces recommandations concernent notamment les pixels de suivi utilisés dans les emails pour mesurer les ouvertures et certains comportements des destinataires. Dans certaines situations, vos contacts doivent pouvoir être informés de cette utilisation et avoir la possibilité de s’y opposer.
Concrètement, cela implique de pouvoir distinguer deux catégories de contacts :
les contacts qui acceptent ou ne se sont pas opposés au suivi des ouvertures : ils peuvent recevoir vos campagnes avec le suivi activé
les contacts qui demandent à ne pas être suivis : ils doivent recevoir vos campagnes sans pixel de suivi des ouvertures
Dans Sarbacane, cette gestion repose sur une organisation simple : créer deux audiences distinctes et envoyer deux versions identiques de votre campagne, avec un paramétrage du suivi adapté à chaque groupe.
Cette configuration n’est à réaliser qu’une seule fois. Une fois votre vos ciblages créés, ils pourront être réutilisés automatiquement pour vos prochains envois.
La première étape consiste à identifier quels contacts peuvent recevoir vos emails avec le suivi des ouvertures activé et, si nécessaire, à recueillir leur accord.
Jusqu’au 14 juillet, les recommandations de la CNIL permettaient de proposer aux contacts une possibilité de s’opposer à l’utilisation d’un pixel de suivi des ouvertures. Les contacts n’ayant pas exprimé d’opposition pouvaient alors continuer à recevoir des emails avec le suivi activé.
Si vous avez mis en place cette démarche avant cette date :
Vous devez conserver la trace des choix exprimés par vos contacts et respecter leur préférence lors de vos prochains envois. Dans ce cas, vous pouvez directement consulter la suite de cet article à partir de la section 2 : Créer deux ciblages selon la préférence de vos contacts afin de mettre en place la segmentation nécessaire dans Sarbacane.
Si vous n’avez pas recueilli de préférence auprès de vos contacts avant cette évolution :
Vous ne devez plus activer le suivi des ouvertures pour ces destinataires, sauf si vous disposez d’un consentement explicite leur permettant l’utilisation du pixel de suivi.
Vous pouvez alors mettre en place un formulaire afin de recueillir cet accord auprès de vos contacts.
Ce formulaire doit permettre :
D’identifier le contact ayant exprimé son choix (par exemple grâce à son adresse email)
De conserver la date à laquelle ce choix a été exprimé
D’expliquer clairement la démarche, notamment l’utilisation possible d’un pixel de suivi dans vos emails, son objectif (par exemple mesurer les ouvertures des campagnes) et la possibilité d’accepter ou non cette utilisation.
La formulation exacte du formulaire doit être adaptée à votre activité, à vos traitements de données personnelles et à votre politique de confidentialité. Nous vous recommandons donc de valider son contenu avec votre service juridique ou votre DPO connaissant parfaitement vos usages de données personnelles.
Nous vous recommandons d’utiliser une solution de création de formulaires permettant de recueillir cette préférence et d’en conserver les éléments de preuve nécessaires, notamment la date à laquelle le choix a été exprimé.
Une fois les réponses collectées, vous pourrez importer ou synchroniser ces données dans Sarbacane, au moyen d’une colonne dédiée indiquant les contacts ayant donné leur accord pour le suivi des ouvertures (par exemple intitulée “Consentement au suivi”). Vous pourrez ensuite utiliser cette information pour créer vos ciblages et adapter le paramétrage du suivi lors de vos campagnes.
Une fois les réponses collectées, vous pourrez créer deux groupes distincts dans votre liste de contacts.
Créez un premier ciblage regroupant les contacts qui :
ont donné leur consentement explicite au suivi des ouvertures
n’ont pas exprimé d’opposition lorsque cette possibilité leur avait été proposée avant le 14 juillet
Ce ciblage sera utilisé pour envoyer vos campagnes avec le tracking activé.
Créez un second ciblage regroupant les contacts ayant indiqué qu’ils souhaitent s’opposer au suivi des ouvertures ou qui n’ont pas donné leur accord explicite lorsque celui-ci est désormais nécessaire.
Ce ciblage sera utilisé pour vos campagnes sans tracking.
Ces deux ciblages évolueront automatiquement en fonction des nouvelles réponses reçues. Vous n’aurez donc pas besoin de refaire cette configuration pour chaque campagne.
Dans Sarbacane, le paramétrage du suivi des ouvertures s’applique au niveau de la campagne.
Il n’est donc pas possible aujourd’hui d’activer le tracking pour certains destinataires et de le désactiver uniquement pour d’autres destinataires au sein d’un même envoi.
Pour respecter le choix de vos contacts, vous devez donc créer deux campagnes contenant le même contenu :
une campagne avec le suivi activé pour les contacts qui ne se sont pas opposés
une campagne avec le suivi désactivé pour les contacts ayant demandé à ne pas être suivis
Ainsi, tous vos contacts reçoivent le même message, mais avec un paramétrage adapté à leur préférence.
Pour vos contacts ayant donné leur consentement :
Créez votre campagne comme habituellement
Sélectionnez le ciblage correspondant aux contacts pouvant être suivis
Ouvrez les paramètres avancés de votre campagne
Vérifiez que l’option “Activer le suivi comportemental” est bien cochée.
Enregistrez vos modifications puis procédez à l’envoi.
Les activités de vos destinataires (ouvertures, clics et technologies utilisées) seront alors mesurées uniquement pour cette audience.
Pour les contacts ayant refusé le suivi, ou pour lesquels vous ne disposez pas d’un accord permettant d’activer ce suivi :
Dupliquez votre campagne afin de conserver exactement le même contenu.
Sélectionnez le ciblage correspondant aux contacts opposés au suivi.
Rendez-vous dans les paramètres avancés.
Décochez l’option Activer le suivi comportemental.
Enregistrez vos modifications puis envoyez votre campagne.
Les emails envoyés à cette audience ne contiendront alors pas de pixel de suivi des ouvertures, de technologie ou de suivi des clics.
Une fois cette configuration mise en place, vous pourrez la réutiliser durablement.
Pour chaque nouvelle campagne, il vous suffira de :
Créer ou dupliquer votre campagne
Sélectionner le ciblage correspondant
Vérifier que le suivi est activé ou désactivé selon l’audience
Procéder à l’envoi
Cette méthode vous permet de continuer à communiquer avec l’ensemble de vos contacts tout en respectant leur choix concernant le suivi.
Notre équipe reste bien entendu disponible pour vous accompagner dans la mise en place de cette organisation ou répondre à vos questions concernant cette évolution réglementaire.
