¿Cómo gestionar los permisos de compartición de un recurso (campaña, listas, plantilla, formulario, etc.)?

La gestión de los permisos de compartición de un recurso es esencial para garantizar la seguridad y la confidencialidad de sus datos. Ya sea una campaña, una lista, una plantilla, un formulario u otro recurso, es importante controlar quién puede acceder a él y las acciones que pueden realizar. En esta sección del centro de ayuda, le explicaremos detalladamente cómo gestionar los permisos de compartición para cada tipo de recurso en las aplicaciones de Sarbacane Suite. Antes de entrar en los detalles, es crucial comprender cómo acceder a las opciones de compartición de un recurso. Aquí es donde todo comienza.

¿Cómo acceder a las opciones de compartición de un recurso?

Lo primero que hay que saber es que la gestión de compartición de un recurso se realiza para cada recurso. No hay ajustes de compartición que se apliquen a todos los recursos.

Aquí, por aplicación, los recursos cuyo acceso puede gestionar:

• Sarbacane Campaigns: campañas de Email, campañas de SMS y campañas automáticas
• Sarbacane Contacts: listas de contactos estándar, listas sincronizadas, listas de exclusión y lista NPAI
• Sarbacane Forms: formularios
• Sarbacane Pages: páginas de destino

Esta gestión de compartición se realiza desde la opción "Gestionar uso compartido" accesible a través del menú contextual del recurso en cuestión.

Entonces se abre una ventana para que pueda configurar quién puede acceder a este recurso.

Dependiendo de si su rol es "Usuario", "Administrador" o "Propietario", y según los derechos que se le hayan otorgado, tendrá la posibilidad de configurar (o no) la compartición de un recurso, ya sea que sea el creador o no.

Usuarios

Por defecto, un usuario tiene acceso a todos los recursos (campañas, listas, modelos, formularios, etc.) del grupo al que pertenece.

Cuando un usuario crea un nuevo recurso, lo comparte con todos los usuarios del grupo al que pertenece. No puede restringir el acceso a su recurso a otro usuario del mismo grupo al que pertenece. No puede modificar la sección "¿Quién tiene acceso a este [recurso]?" porque no la ve.

Sin embargo, un usuario puede compartir su campaña con otro grupo que no sea el suyo si (y solo si) se le ha otorgado el derecho de "Compartir con otros grupos" por el propietario o un administrador de la cuenta. Este derecho puede ser asignado a través de la configuración de sus permisos accesibles desde su ficha de usuario.

Administradores

Los administradores (así como el propietario de la cuenta) tienen acceso a todos los elementos creados por todos los usuarios, independientemente del grupo al que pertenezcan.

Cuando el administrador (o el propietario de la cuenta) crea un recurso, este se comparte por defecto con todos los grupos y todos los usuarios. Un administrador o el propietario tiene la posibilidad de desmarcar la opción de compartir con uno o varios usuarios, o con uno o varios grupos de usuarios.

Esta gestión de compartición se realiza desde la opción "Gestionar uso compartido" accesible a través del menú contextual del recurso en cuestión.

Compartir un recurso con un grupo vs. compartir un recurso con uno o varios usuarios

Hay una diferencia importante entre compartir un recurso con un grupo y compartir un recurso con varios usuarios de un grupo.

Compartir con un grupo

Cuando un administrador elige compartir un recurso con un grupo de usuarios (la casilla del grupo está marcada), no solo todos los usuarios actuales del grupo tendrán acceso a ese recurso, sino también los usuarios futuros que se agreguen a ese grupo.

Por ejemplo, si el administrador elige compartir su campaña con el grupo "Grupo A", todos los usuarios de ese grupo tendrán acceso a esa campaña, incluidos los futuros usuarios agregados al grupo "Grupo A". No es posible desmarcar uno o varios usuarios del grupo porque se selecciona todo el grupo.

Compartir con una selección de usuarios

Un administrador puede optar por no compartir un recurso con un grupo (la casilla del grupo está desmarcada), sino solo con una selección de usuarios de ese grupo. En este caso, solo los usuarios seleccionados en el(s) grupo(s) elegido(s) tendrán acceso al recurso. Los nuevos miembros potenciales de un grupo no tendrán acceso al recurso porque el grupo se desmarcará a favor de una selección de usuarios de ese grupo.

Por ejemplo, si el grupo A está formado por los usuarios 1, 2 y 3 y solo "Usuario 1" está seleccionado, solo este último tendrá acceso al recurso. Si nuevos usuarios se unen al grupo "Grupo A", no tendrán acceso al recurso. Sin embargo, el administrador podrá darles acceso volviendo a la opción "Gestionar uso compartido" accesible desde el menú contextual del recurso y seleccionándolos manualmente.

En resumen, compartir un recurso con un grupo ofrece una mayor flexibilidad, ya que todos los usuarios del grupo (actuales y futuros) tienen acceso a ese recurso. Compartir un recurso con una selección de usuarios ofrece un mejor control de acceso a ese recurso.

Dependerá del administrador decidir qué método de compartir se adapta mejor a sus necesidades, ya que esto puede variar para cada uno de los recursos de su cuenta.