Comment gérer les autorisations de partage d’une ressource (campagne, listes, modèle, formulaire, etc.) ?

La gestion des autorisations de partage d'une ressource est essentielle pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos données. Que ce soit une campagne, une liste, un modèle, un formulaire ou autre, il est important de contrôler qui peut y accéder et les actions qu'ils peuvent effectuer. Dans cette section du centre d'aide, nous vous expliquerons en détail comment gérer les autorisations de partage pour chaque type de ressource dans les applications de Sarbacane Suite. Avant d'entrer dans les détails, il est crucial de comprendre comment accéder aux options de partage d'une ressource. C'est là que tout commence.

Comment accéder aux options de partage d’une ressource ?

La première chose à savoir est que la gestion de partage d’une ressource se fait pour chaque ressource. Il n'existe pas de paramètres de partage qui s'appliquent à toutes les ressources.

Voici, par application, les ressources dont vous pouvez gérer le partage : 

• Sarbacane Campaigns : les campagne semails, les campagnes SMS et les campagnes automatiques
• Sarbacane Contacts : les listes de contacts standards, les listes synchronisées, les listes de désinscription et la liste NPAI
• Sarbacane Forms : les formulaires
• Sarbacane Pages : les landing pages

Cette gestion du partage s'effectue depuis l’option “Gérer le partage” accessible via le menu contextuel de la ressource en question.

Une fenêtre s’ouvre alors pour que vous puissiez paramétrer qui peut accéder à cette ressource.

Selon si votre rôle est "Utilisateur", "Administrateur" ou "Propriétaire", et en fonction des droits qui vous ont été attribués, vous aurez la possibilité de paramétrer (ou non) le partage d'une ressource, que vous en soyez le créateur ou non.

Utilisateurs

Par défaut, un utilisateur a accès à toutes les ressources (campagnes, listes, modèles, formulaires etc.) du groupe auquel il appartient.

Lorsqu'un utilisateur crée une nouvelle ressource, il la partage avec l'ensemble des utilisateurs du groupe auquel il appartient. Il ne peut pas restreindre l'accès à sa ressource à un autre utilisateur du même groupe que le sien. Il ne peut pas modifier la section "Qui a accès à cette [ressource] ?" car il ne la voit pas.

Un utilisateur peut toutefois partager sa campagne avec un autre groupe que le sien si (et seulement si) le droit de "Partage avec d'autres groupes" lui a été octroyé par le propriétaire ou par un administrateur du compte. Ce droit peut lui être attribué via le paramétrage de ses autorisations accessible depuis sa fiche utilisateur.

Administrateurs

Les administrateurs (ainsi que le propriétaire du compte) ont accès à l'ensemble des éléments créés par tous les utilisateurs, quel que soit le groupe auquel ils appartiennent.

Lorsque l'administrateur (ou le propriétaire du compte) crée une ressource, cette dernière est partagée par défaut avec tous les groupes et tous les utilisateurs. Un administrateur ou le propriétaire a la possibilité de décocher le partage avec un ou plusieurs utilisateurs, ou un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. 

Cette gestion du partage s'effectue depuis l’option “Gérer le partage” accessible via le menu contextuel de la ressource en question.

Partage d’une ressource avec un groupe VS partage d’une ressource avec un ou plusieurs utilisateurs

Il existe une différence importante entre le partage d'une ressource avec un groupe et le partage d'une ressource avec plusieurs utilisateurs d'un groupe.

Partage avec un groupe

Lorsqu'un administrateur choisit de partager sa ressource avec un groupe d'utilisateurs (case du groupe cochée) non seulement l'ensemble des utilisateurs actuel du groupe auront accès à cette ressource, mais également les futurs utilisateurs qui seront ajoutés à ce groupe.

Par exemple, l'administrateur choisit de partager sa campagne avec le groupe "Groupe A". L'ensemble des utilisateurs de ce groupe aura donc accès à cette campagne, de même que les futurs utilisateurs qui seront ajoutés au groupe "Groupe A". Il n'est pas possible de décocher un ou plusieurs utilisateurs du groupe car c'est l'ensemble du groupe qui est sélectionné.

Partage avec une sélection d'utilisateurs

Un administrateur peut choisir de ne pas partager une ressource avec un groupe (case du groupe décochée), mais uniquement avec une sélection d'utilisateurs de ce groupe. Dans ce cas précis, seuls les utilisateurs sélectionnés dans le(s) groupe(s) de son choix auront accès à la ressource. Les éventuels nouveaux membres d'un groupe n'auront pas accès à la ressource puisque le groupe sera décoché au profit d'une sélection d'utilisateurs de ce groupe.

Par exemple, si le groupe A est constitué des utilisateurs 1, 2 et 3 et que seul  "Utilisateur 1" est coché, seul ce dernier aura accès à la ressource. Si de nouveaux utilisateurs rejoignent le groupe “Groupe A", ceux-ci n'auront pas accès à la ressource. L'administrateur pourra toutefois leur donner accès en retournant sur l’option “Gérer le partage” accessible via le menu contextuel de la ressource et en les sélectionnant manuellement

En résumé, le partage d'une ressource avec un groupe offre davantage de flexibilité, car tous les utilisateurs du groupe (actuels comme futurs) ont accès à cette ressource. Le partage d'une ressource avec une sélection d'utilisateurs offre, quant à lui, une meilleure maîtrise des accès à cette ressource.

Libre à  l'administrateur de décider quelle méthode de partage correspond le mieux à ses besoins, celle-ci pouvant différer pour chacune des ressources de son compte.