Sarbacane Sunrise (versión antigua): compartir campañas, listas, plantillas y formularios

La gestión de la compartición de un recurso (campaña, lista, formulario, página de destino) se realiza en las propiedades de este recurso, en la sección "¿Quién puede acceder a esta campaña?".

Nota: el título de la sección varía en función del tipo de recurso de que se trate: si se trata de una lista de contactos, la sección se llamará "¿Quién puede acceder a esta lista?", etc.

La ventana "Propiedades" de un recurso aparece cuando se crea el recurso. Puede volver a abrir la ventana "Propiedades" de un recurso desde el menú contextual asociado a cada recurso.

Dependiendo de si su rol es "Usuario", "Administrador" o "Propietario", y de los derechos que le hayan sido asignados, podrá configurar (o no) la compartición de un recurso, sea usted el creador o no.

Usuarios

Por defecto, un usuario tiene acceso a todos los recursos (campañas, listas, plantillas, formularios, etc.) del grupo al que pertenece.

Cuando un usuario crea un nuevo recurso, lo comparte con todos los usuarios del grupo al que pertenece. No puede restringir el acceso a su recurso a otro usuario del mismo grupo al que pertenece. No pueden modificar la sección "¿Quién tiene acceso a esta campaña?" porque no la ven.

Sin embargo, un usuario puede compartir su campaña con un grupo que no sea el suyo si (y sólo si) el derecho "Compartir con otros grupos" le ha sido concedido por el administrador de la cuenta. Este derecho puede asignarse a través del menú "Gestionar derechos" de la ficha de usuario.

Administradores

Los administradores (y el propietario de la cuenta) tienen acceso a todos los elementos creados por todos los usuarios, independientemente del grupo al que pertenezcan.

Cuando el administrador (o el propietario de la cuenta) crea un recurso, puede desmarcar la opción de compartirlo con uno o varios usuarios, o con uno o varios grupos de usuarios.

Esta compartición se gestiona en la ventana de propiedades del recurso en cuestión, en la sección "¿Quién puede acceder a este [recurso]?".

Hay una diferencia importante entre compartir un recurso con un grupo y compartir un recurso con varios usuarios de un grupo.

Compartir con un grupo: cuando un administrador elige compartir un recurso con un grupo de usuarios (la casilla de grupo está marcada), no sólo todos los usuarios actuales del grupo tendrán acceso a este recurso, sino también los futuros usuarios que se añadan a este grupo.

En el ejemplo siguiente, el administrador elige compartir su campaña con el grupo "Equipo de marketing". Por lo tanto, todos los usuarios de este grupo tendrán acceso a esta campaña, así como los futuros usuarios que se añadan al grupo "Equipo de marketing". No es posible desmarcar a uno o varios usuarios del grupo, ya que se selecciona a todo el grupo.

Compartir con una selección de usuarios: un administrador puede elegir no compartir un recurso con un grupo (casilla de grupo desmarcada), sino sólo con una selección de usuarios de ese grupo. En este caso, sólo los usuarios seleccionados del grupo o grupos elegidos por el administrador tendrán acceso al recurso. Los nuevos miembros de un grupo no tendrán acceso al recurso, ya que el grupo se habrá desmarcado en favor de una selección de usuarios de ese grupo.

En el siguiente caso, sólo el "Usuario 1" tendrá acceso a la campaña. Si nuevos usuarios se unen al grupo "Equipo de Marketing", no tendrán acceso a la campaña. Sin embargo, el administrador puede darles acceso volviendo a la ventana "Propiedades" de la campaña y seleccionándolos manualmente.

En resumen, compartir un recurso con un grupo ofrece una mayor flexibilidad, ya que todos los usuarios del grupo (tanto actuales como futuros) tienen acceso a este recurso. En cambio, compartir un recurso con una selección de usuarios ofrece un mayor control sobre el acceso a ese recurso.

Los administradores son libres de decidir qué método de uso compartido se adapta mejor a sus necesidades, que pueden diferir para cada uno de los recursos de su cuenta.