Sarbacane Sunrise (versão antiga): partilha de campanhas, listas, modelos e formulários

A gestão da partilha de um recurso (campanha, lista, formulário, página de destino) é feita nas propriedades deste recurso, na secção "Quem pode aceder a esta campanha?

Nota: o título da secção varia em função do tipo de recurso em causa: se se tratar de uma lista de contactos, a secção chamar-se-á "Quem pode aceder a esta lista?", etc.

A janela "Propriedades" de um recurso é apresentada quando o recurso é criado. Pode reabrir a janela 'Propriedades' de um recurso a partir do menu de contexto associado a cada recurso.

Consoante a sua função seja "Utilizador", "Administrador" ou "Proprietário" e os direitos que lhe foram atribuídos, poderá configurar (ou não) a partilha de um recurso, quer seja ou não o criador.

Utilizadores

Por defeito, um utilizador tem acesso a todos os recursos (campanhas, listas, modelos, formulários, etc.) do grupo a que pertence.

Quando um utilizador cria um novo recurso, partilha-o com todos os utilizadores do grupo a que pertence. Não pode restringir o acesso ao seu recurso a outro utilizador do mesmo grupo que o seu. Não pode modificar a secção "Quem tem acesso a esta campanha?" porque não a vê.

No entanto, um utilizador pode partilhar a sua campanha com um grupo diferente do seu se (e apenas se) o direito "Partilhar com outros grupos" lhe tiver sido concedido pelo administrador da conta. Este direito pode ser atribuído através do menu "Gerir direitos" no ficheiro do utilizador.

Administradores

Os administradores (e o proprietário da conta) têm acesso a todos os itens criados por todos os utilizadores, independentemente do grupo a que pertencem.

Quando o administrador (ou o proprietário da conta) cria um recurso, pode desmarcar a opção de o partilhar com um ou mais utilizadores, ou um ou mais grupos de utilizadores.

Esta partilha é gerida na janela de propriedades do recurso em questão, na secção "Quem pode aceder a este [recurso]?".

Existe uma diferença importante entre partilhar um recurso com um grupo e partilhar um recurso com vários utilizadores de um grupo.

Partilhar com um grupo: quando um administrador escolhe partilhar um recurso com um grupo de utilizadores (a caixa do grupo está assinalada), não só todos os utilizadores actuais do grupo terão acesso a este recurso, como também os futuros utilizadores que sejam adicionados a este grupo.

No exemplo abaixo, o administrador opta por partilhar a sua campanha com o grupo "Equipa de marketing". Assim, todos os utilizadores deste grupo terão acesso a esta campanha, bem como os futuros utilizadores que sejam adicionados ao grupo "Equipa de marketing". Não é possível desmarcar um ou mais utilizadores do grupo, uma vez que todo o grupo é selecionado.

Partilhar com uma seleção de utilizadores: um administrador pode optar por não partilhar um recurso com um grupo (caixa de grupo desmarcada), mas apenas com uma seleção de utilizadores desse grupo. Neste caso, apenas os utilizadores seleccionados do(s) grupo(s) da escolha do administrador terão acesso ao recurso. Quaisquer novos membros de um grupo não terão acesso ao recurso, uma vez que o grupo terá sido desmarcado a favor de uma seleção de utilizadores desse grupo.

No caso abaixo, apenas o "Utilizador 1" terá acesso à campanha. Se novos utilizadores se juntarem ao grupo "Equipa de marketing", não terão acesso à campanha. No entanto, o administrador pode dar-lhes acesso regressando à janela "Propriedades" da campanha e seleccionando-os manualmente.

Em resumo, a partilha de um recurso com um grupo oferece maior flexibilidade, uma vez que todos os utilizadores do grupo (actuais e futuros) têm acesso a esse recurso. A partilha de um recurso com uma seleção de utilizadores, por outro lado, oferece um maior controlo sobre o acesso a esse recurso.

Os administradores são livres de decidir qual o método de partilha que melhor se adequa às suas necessidades, que podem ser diferentes para cada um dos recursos na sua conta.